智能檔案密集柜使用規范與操作要點

智能檔案密集柜使用規范與操作要點

（一）日常操作流程

開啟與關閉：通過觸摸屏或遠程控制終端輸入操作指令，開啟密集柜。在移動密集柜運行過程中，嚴禁人員將手、頭等部位伸入架體之間，避免發生夾傷事故。關閉密集柜時，應緩慢操作，確保架體平穩閉合。

檔案存取：存取檔案時，先通過智能檢索系統定位檔案所在位置，待密集柜自動打開到相應位置后，方可進行存取操作。取放檔案時要輕拿輕放，避免損壞檔案和柜體。

權限管理：智慧檔案密集柜通常設有權限管理功能，不同用戶根據權限等級進行操作。管理人員應嚴格按照規定設置用戶權限，防止未經授權的人員訪問檔案，確保檔案安全。

（二）注意事項

嚴禁超載：智慧檔案密集柜有額定載重量，使用過程中嚴禁超載存放檔案，以免影響密集柜的結構穩定性和使用壽命。

避免劇烈碰撞：在檔案搬運和密集柜操作過程中，要避免柜體與其他物體發生劇烈碰撞，防止柜體變形、損壞智能設備。

定期檢查設備：檔案管理人員應定期檢查密集柜的運行狀況，包括傳動機構是否靈活、智能系統是否正常、安全防護裝置是否有效等。如發現異常情況，應及時聯系專 業維修人員進行處理。

四、維護保養與故障處理

（一）日常維護保養

清潔與除塵：定期對密集柜柜體進行清潔，使用干凈的軟布擦拭表面灰塵，避免使用腐蝕性清潔劑。對于智能設備（如觸摸屏、傳感器），應使用專用清潔工具進行清潔，防止損壞設備。

潤滑與防銹：定期對密集柜的傳動部件（如鏈條、軸承）進行潤滑，涂抹適量的潤滑油，保證傳動順暢。同時，檢查柜體表面是否有生銹現象，如有生銹應及時進行除銹和防銹處理。

系統維護：定期對智能控制系統進行維護，檢查軟件系統是否需要更新升級，備份重要數據，確保系統運行穩定可靠。

（二）常見故障處理

密集柜無法正常開合：可能原因包括電源故障、傳動機構卡滯、控制系統故障等。首先檢查電源連接是否正常，然后檢查傳動部件是否有異物堵塞或損壞，如無法解決，需聯系專 業技術人員進行檢修。

RFID 系統識別異常：檢查 RFID 讀寫器是否正常工作，檔案標簽是否損壞或丟失。如有問題，可嘗試重新安裝讀寫器或更換標簽，若仍無法解決，需進一步排查系統軟件故障。

安全報警誤觸發：檢查溫濕度傳感器、煙霧報警器等設備是否受到干擾或故障。如因環境因素導致誤報警，可適當調整報警閾值；如設備故障，應及時更換設備。

通過規范的安裝流程、正確的使用操作和定期的維護保養，智慧檔案密集柜能夠充分發揮其高效存儲、智能管理的優勢，為檔案管理工作提供可靠保障，助力智慧檔案室的高效運行。